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工作效率全靠 Deadline?7 步策略让你成为行动派

2020-6-28 14:50| 发布者: 炼数成金_小数| 查看: 18426| 评论: 0|原作者: 李仁冲|来自: 高效运维

摘要: 几乎每一个人手头都有一些事情拖延了很久,时常会想起、下定决心要做,结果却依然没有采取任何行动。拖延,似乎完全不可避免,也成了很多人眼中的「不治之症」。心理学上把拖延定义为是一种处理由启动或完成任何任务 ...
几乎每一个人手头都有一些事情拖延了很久,时常会想起、下定决心要做,结果却依然没有采取任何行动。拖延,似乎完全不可避免,也成了很多人眼中的「不治之症」。

心理学上把拖延定义为是一种处理由启动或完成任何任务、决策所引起的焦虑的心理机制。人们之所以会因为拖延而痛苦,本质上也是由于这种焦虑的心理所造成的。


图 1 拖延的形成

痛苦的拖延
拖延导致压力,压力提升焦虑,焦虑产生痛苦。
时间作为一种资源,对于每一个人都是有限的,我们需要把有限的时间资源,在工作、家庭、学习成长、娱乐等生活的各个方面进行合理的分配。时间不足是较大的压力来源。

图 2 时间管理矩阵

如图 1 所示的时间管理矩阵。从本质上看,我们使用时间的方法无外乎以上四种。
第 Ⅰ 象限中的是属于重要且紧迫的一些事情。这类事务通常已经成为了「危机」状态,如果不立刻处理,就会得到不好的结果了。
第 Ⅱ 象限的事情是重要但不紧迫的事情,属于一些相对远期才会获取回馈、得到回报的事务。重要的事情恰恰因为没有时间的紧迫性,反而特别容易造成拖延。
第 Ⅲ 象限的是不重要、但紧迫的事情。往往这类事情是来源于外界的干扰,比如电话、别人的拜访等。
第 Ⅳ 象限的是既不重要、又不紧迫的事情,往往是一些游戏、刷新闻、刷微信/微博/朋友圈的消磨时间的行为。
但这类事务往往能够让人获取一些即时反馈的好处,舒缓人们在面对压力和焦虑时的痛苦,在心理上可以产生积极的效益,帮助人们暂时释放压力,远离压力和紧张的痛苦状态。当工作越是痛苦的时候,人们就越需要通过逃避或从事更愉快的活动(如游戏)去寻求放松。

通过前面的分析,我们可以总结并得出以上图 2 的时间管理压力矩阵。
第 Ⅲ、Ⅳ 象限的事务所消耗的时间,会让我们减少用于重要事务的时间投入;再随着时间推移,当重要事务的截止日期临近时,就转变为急需解决的危机,带来更高的压力,形成更大的焦虑和痛苦。
深究拖延本质 – 认知资源枯竭

拖延在本质上,并不是一个时间管理方面的问题,而是一个复杂的心理问题。形成拖延的根源在于,人们对事务进行管理时,在事务的规划层面与执行层面的瘫痪,导致无法启动或完成一些重要的任务。
当大量没有经过时间管理规划、轻重缓急排序的任务充斥在大脑的时候,形成了大脑认知资源的枯竭,也就导致了执行瘫痪。

1、大脑的认知容量限制
人脑对与执行相关的信息进行处理时,依赖于短时记忆。短时记忆是大脑处理讯息的所在,类似于电脑内存。认知心理学对人脑的容量进行分析后证实,人的大脑容量是有限的。实验证明人的短时记忆的容量约为 7±2,所以人脑加工信息的能力受到 7±2 所限制。

2、认知资源瓶颈导致拖延
由于大脑的认知容量有限,在大脑使用的过程中,如果同一时间有过多的事务需要大脑处理,就会消耗大量的认知资源,一旦认知资源枯竭,就会进入到「执行瘫痪」的状态,也就产生了拖延。

此时人们会开始做一些不需要动用太多大脑思考的事情,比如属于第 Ⅳ 象限的偷懒、玩游戏、刷新闻、刷微信/微博/朋友圈、睡觉等活动。

3、清空大脑 - 降低时间管理的认知负荷
当我们开始执行具体任务的时候,如果依然反复地在权衡和思考时间管理规划层面的事情,我们的大脑的认知资源就很容易被消耗殆尽了。

当我们的能够通过合理的时间管理方法,清空所有无意义的大脑认知资源的占用,只是聚焦于当前所需要处理的任务时,我们就能够把所有脑力资源投入到当前的事务执行上,从而确保工作处于高效能的用脑状态。

导致拖延的两个层面障碍
导致拖延最主要的障碍分为两个层面:时间管理规划;任务启动执行。

导致拖延的规划瘫痪
对于时间管理规划,往往会遇到 3 类问题:目标过大,价值观冲突,远期回报。

1、目标过大 – 目标颗粒度细分法
在很多时候,人们会设立或面临一个很大的目标,这个目标大到一眼看过去无从下手的感觉。而大脑的潜意识也就会认为,这是一个很有难度、有很大挑战的目标,对目标达成的信心也就动摇了。

我们可以通过庖丁解牛的方式,将目标进行分解,将目标颗粒度细分到执行的层级:
1)团队级:需要通过多人协作才能完成的目标;
2)项目级:一个总体的目标;
3)任务列表级:为了完成总的项目目标,所设置的多个方面的里程碑;
4)任务/子任务级:配合项目总目标,每一件需要完成的独立待办任务;
5)执行级:任务的具体的执行步骤,无须耗费太多认知资源的最小可执行单位。

2、价值观冲突 – 拒绝或授权
每个人都会遇到一些和自己的价值观产生冲突的事情,比如一些被别人委派的任务等。因为这类事情是自己不愿意做的、或者是自己不擅长的,就会在执行中造成严重的内耗,导致压力和痛苦的增加。
这类事务的较佳处理方法是:拒绝;委派他人;强迫自己优先执行。

3、远期回报 – 即时回馈机制
人生中很多重要的事情往往是在远期才能够得到回报的,比如学习成长、人际关系的维护等。因为这类目标的酬劳太过遥远,紧迫性很低,所以往往导致这类事情的的拖延。

因此,对于较远期的目标,就需要设置一些时间上较近的里程碑并设置对应的奖励,让我们能够获取与玩游戏、嗑瓜子等活动类似的即时反馈回报。这样就能够促进我们对于目标进行时间投入的动力。

导致拖延的执行瘫痪
在任务规划的执行阶段,主要是 2 类问题:无法启动执行;容易分心。
1、无法启动执行 – 执行意图
执行意图是 Peter M. Gollwitzer 在对行动力的研究之后,在其论文中提出的一个提升行动力的简单有效方法。执行意图的公式是「 if …… then …… 」如果遇到某某障碍,那就怎么做。
在人们要启动一项事务的时候,如果在某一些场景、或者遇到一些障碍,人们就会因为这些干扰而无法有效地启动执行。通过 if-then 的设置,我们可以提前准备好应对这些干扰和阻碍的方法,在这些状况发生时直接就能采取对应规划好的动作。
所以,执行意图在本质上其实就是「条件反射理论」的实践,在面对这些阻碍你行动的障碍时,去设置一些条件反射的动作。

2、 容易分心 - 番茄工作法
因为大脑其实是单任务处理的,所谓的多任务处理都是在不同任务间进行大脑资源的不断切换,所以每次只聚焦于一件事情的执行是较高效的工作方式。

如图 3 所示的番茄工作法,就是在完成了待办事务列表的任务规划之后,每次设定 1 个番茄钟 25 分钟的时间,聚焦于1件事情来做;再通过 5 分钟的休息时间来平衡工作中带来的心理与认知压力;如此循环。

番茄钟工作法可以让人们排除外界其他事物的干扰,进入到一次只聚焦于做一件事情的、废寝忘食的专注状态。

克服拖延的 7 步详细策略
1、规划层:SMART 目标设定法
首先要对自己的任务和待办事务清单进行罗列,对目标进行梳理。好的目标需要符合如下的 SMART 原则:
Specific 具体的;
Measurable 可测的;
Achievable 可实现的;
Realistic 有现实意义的;
Timeline 有明确期限的。
SMART 目标管理原则作为一种有效的目标管理手段,可以帮助我们对目标和任务进行筛选,去除那些不切实际、不可实现的任务和目标。
对于可实现的具体目标,而且有明确的截止时间对任务进度进行跟踪的前提下,我们就可以进一步地通过时间管理的方法对这些目标进行规划和管理了。

2、规划层:GTD 价值观排序
其次,根据时间管理矩阵的方法,对待办事项的重要性与轻重缓急进行明确的划分。这里可以通过以下 3 个维度对事务的轻重缓急(优先级)进行评估:
重要性:这个目标对我是否真的重要?
喜好度:这件事情是不是我所喜欢做的?
截止日期:这件事情需要花多少时间,离截止日期还有多远?
经过对重要性、喜好度和截止日期的评估之后,我们就能够将一定时期内(短期、中期或长期)的任务进行排序,得出一个根据事情的重要性与轻重缓急排序的待办事项清单,方便我们进行时间规划。

3、 规划层:逆向日程表
由于过度陷于工作会产生巨大的压力和痛苦,让一个人选择拖延来逃避(平衡)自己的大脑。所以在时间管理规划时,需要优先考虑工作与生活的平衡。我们可以按照周计划为单位进行时间规划。

如上图 4 所示的改良型逆向日程表所示,应用方法说明如下:
1)7×24 小时的周时间表规划:将一周 7 天的时间按每 1 小时进行列表分割。
2)作息时间规划:确保能够有充足的睡眠与吃饭时间,以缓解疲劳、恢复体力,保持持续旺盛的精力。
3)会议活动安排:一些必须要在什么时间点在某地完成的事务,提前安排。
4)休闲时间规划:给自己一定的自由时间、休闲娱乐、社交和阅读的时间。
5)常规事务规划:如电话、沟通、E-mail 等,安排时间集中批量处理。
6)高效工作时间:留出可用于高质量工作的时间段,根据要事第一的原则,在经过优先级排序的待办事务清单中按顺序每天安排 3 件事情,启动执行。

4、执行层:对目标的积极幻想
任务进入到执行层面的第一步是对目标进行积极乐观的幻想。

根据心理学实验证实,当一个人采用了「乐观幻想」的方法之后,会带来短暂的愉悦被试的收缩压会降低 2.5~5 毫米汞柱。

也就是说,幻想过后使人变得放松了。但潜意识无法分辨幻想和真实之间的区别。对于难度较高的任务,潜意识会误认为自己已经完成了,从而降低了做事的行动力,转而进入一种喜悦、瓶颈、昏沉的状态之中。

5、执行层:执行的障碍与场景
在积极幻想之后,如果立刻发现实现目标是存在一些障碍的,那么收缩压会重新升高,让人回到现实和准备要战斗的状态。这种让乐观幻想结合现实障碍的方法,叫做「心理比对」。实验证实,心理比对的方法对一个人执行力的提升有着长效的影响。
所以需要立刻罗列阻拦在目标前的所有障碍,进行分析。比如一些通常的障碍有:没时间,没动力,没信心,刷手机,健康原因。
6、执行层:程序性启动执行

接下来需要合适的方法去应对「障碍」,防止再次陷入执行力瘫痪的陷阱。以上这些障碍都可以通过「执行意图」的方法转化为 if-then 的简单程序进行处理,以考试复习举例:

If 没时间,then 通过时间管理规划好事务,按轻重缓急进行价值观排序,然后就有时间了。
If 没有动力,then 翻开书本随便翻两页。
If 没有信心,then 在书上涂涂画画、随便读一读。
If 想刷手机,then 把手机静音、翻过来扣在桌子上,翻开书本随便看两页。
If 身体疲劳,then早 点睡觉,调整自己一天的作息习惯,让自己恢复精力。
通过 if-then 程序性的方法,我们可以养成让自己能够在需要工作的时候,减少大脑的思考和判断,直接启动执行,进入到工作的的状态的习惯。

7、执行层:聚焦执行的番茄钟
当高效能的时间管理方式落实到最终状态的时候,我们可以将几乎所有的目标通过任务颗粒度细化的方式,转化成「最小执行单位」。而这些最小执行单位,我们就可以通过一个又一个简单番茄钟的执行来完成了。

结语
拖延是心理上不可替代的一种平衡机制,我们需要接纳它的存在。而我们每一个人也都可以通过良好的时间管理规划和执行方法,把握生活与工作的平衡,达到无压力、高效能工作的理想状态。

原文链接: http://lirenchong.com/2018/07/05/303_General_Procrastination/

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